Eventi online: creare esperienze da condividere a distanza

By 11 Maggio 2020

Organizzare e promuovere eventi online attraverso efficaci strategie di comunicazione e marketing, in un periodo di barriere e divieti che limitano le relazioni umane.

 

L’event marketing è un potente mezzo di comunicazione e rilevante leva di marketing in grado di ottenere risultati vincenti in materia di branding, networking, engagement e vendite. La valenza strategica di un evento aziendale è quella di costruire un momento di condivisione, confronto e connessione tra i partecipanti, offrendo l’opportunità di vivere un’esperienza emozionale e allo stesso tempo di crescita del proprio business.

Il 2020 si sta rivelando un anno drammatico per il settore eventi. L’inaspettata pandemia virologica sta scrivendo una lunga lista di eventi aziendali, culturali e di intrattenimento, annullati o rimandati a data da destinarsi, programmati e organizzati già da diverso tempo. L’emergenza costringe al rispetto di piani di contenimento e misure restrittive precauzionali, che impongono limiti al contatto fisico e alla possibilità di ampliare la propria rete di conoscenze.

Una situazione fuori dal controllo che sta interessando le agenzie di organizzazione eventi e agenzie di marketing e comunicazione impegnate costantemente nella pianificazione e gestione di eventi e stand fieristici, e al contempo enti istituzionali, organizzazioni, privati e brand che periodicamente partecipano o organizzano eventi per raggiungere importanti obiettivi di marketing e business, quali:

  • lancio di un nuovo prodotto
  • raccolta fondi
  • formazione
  • presentazione di nuove realtà aziendali
  • consolidamento della corporate identity aziendale
  • avvicinamento di opinion leader e influencer
  • offrire di spunti innovativi per il futuro
  • ingaggiare nuovi clienti, partner, fornitori e/o collaboratori
  • diffondere culture che fanno bene alla società.

Il network in real life incentiva la creazione di community di persone che condividono interessi, passioni e si riconoscono in valori comuni. Partecipare attivamente a un evento, sia in veste di spettatore che in qualità di organizzatore, significa vivere un’esperienza memorabile e il più delle volte unica.

“Uno “spazio narrativo” è un luogo che arricchisce il visitatore, lo trasforma e lo invoglia a tornare perché nell’esperienza di visita trova qualcosa che non solo risponde a ovvie esigenze pratiche ma crea, con ecosistemi mediatici (on line e off-line) un legame di riconoscimento.” (Andrea Fontana)

Uno “spazio narrativo” che oggi è svuotato degli sguardi, parole, sorrisi, strette di mano, scatti fotografici, discussioni, capaci di costruire nuovi rapporti di fiducia e consolidare relazioni già esistenti. Elementi vivi e carichi di energia che favoriscono un notevole incremento della brand awarness, del miglioramento dell’immagine del brand e della reputazione aziendale.

Organizzare eventi online

In questa epoca in cui le persone sono interconnesse a un’unica rete internet 24 ore su 24 è necessario elaborare idee alternative e pratiche per poter continuare a svolgere le normali attività di lavoro, assistenza, informazione, promozione e intrattenimento. Essere aperti al cambiamento, e accogliere i nuovi scenari è un requisito fondamentale per le aziende che non si fermano e si approcciano al futuro con un atteggiamento proattivo.

Primo step da affrontare è la rielaborazione delle strategie di comunicazione eventi e marketing territoriale con soluzioni concrete e funzionali per ovviare a danni irreversibili. Una pratica attualmente molto diffusa che sta riscontrando esiti positivi è la digitalizzazione di eventi e fiere, sfruttando le raffinate tecniche e l’efficacia di strumenti e strategie di comunicazione online.

Le piattaforme digitali si sono trasformate in luoghi affollati e frequentati da miliardi di utenti, in cui il timore odierno del contatto e di un ipotetico contagio, è sconfitto dalla libertà di pensiero, parola e movimento.

Vivere esperienze digitali significa condividere emozioni e momenti singolari con persone sconosciute e dislocate in diversi punti del mondo. Una nuova normalità a cui i team di event marketing si sono adattati con dimestichezza e celerità.

Considerare tutte le variabili prima di progettare un evento

Organizzare e offrire un servizio online, che si tratti di webinar o presentazioni video, potrebbe non essere l’alternativa più corretta per tutti, ecco perché è necessario riflettere sui propri obiettivi, sulle proprie risorse e forze con cui scendere in campo, per poi comprendere quale possa essere effettivamente la soluzione più vantaggiosa.

Un evento digitale non deve necessariamente essere in diretta. Frequentemente si sente parlare di “live streaming”, per sostituire un evento dal vivo, nonostante ciò è possibile anche registrare video ondemand, trasmettendo e rendendo fruibili i contenuti in un secondo momento sulle piattaforme digitali scelte.

Professionalità ed empatia, combinazione perfetta e vincente.

Puntare alla buona riuscita del progetto, implica tecnica, tempo, pazienza, meticolosità e una buona dose di empatia. La realizzazione di un ambiente virtuale affascinante in cui la resa delle luci, dell’audio e dell’allestimento scenico risulti perfetta, da sola non basta.

Esistono un’infinità di canali e formati attraverso cui rendere disponibile i contenuti programmati per un evento online, il segreto è saper scegliere il più adatto alle esigenze del target di riferimento con modalità semplici di utilizzo.

Se organizzare un evento digitale non è la soluzione più giusta per un’azienda o brand, è utile prendere in considerazione la possibilità di trasmettere i contenuti preparati per l’evento aziendale sospeso mediante i canali di proprietà: siti web, social network, email marketing, blog e pianificarli secondo strategie di content marketing efficaci e di facile distribuzione.

Terminata la fase di pianificazione e registrazione dell’evento digitale, occorre pubblicizzarlo al mondo esterno. Per una promozione di successo efficace è indispensabile:

  1. Creare contenuti chiari, unici e precisi per ottenere massima visibilità e incrementare le visualizzazioni della pagina aziendale o esclusiva dell’evento. Indicizzare la pagina sui motori di ricerca più utilizzati mediante attività di SEO.
  2. Utilizzare i social network per condividere l’evento online, creando strategie di social media marketing ad hoc per il coinvolgimento e l’interazione di un pubblico molto vasto.
  3. Elaborare e attuare campagne di fidelizzazione per i partecipanti all’evento online, mediante strategie di email marketing personalizzate. È importante restare in contatto subito dopo l’evento per raccogliere feedback utili alle manifestazioni future.
  4. Realizzare una pagina dell’evento unica e interessante, che sappia trasmettere tutte le informazioni utili e condividere foto e video di eventi precedenti per incuriosire un probabile spettatore. È essenziale che la vetrine principale dell’evento sia arricchita di contenuti incisivi e accattivanti. Monitorare la campagna di comunicazione e analizzare i dati raccolti per scoprire punti di forza ed eventuali punti di debolezza su cui concentrarsi per migliorare le prestazioni.

Le agenzie di marketing e comunicazione supportano brand e aziende nell’organizzazione e gestione di eventi online. Ma, il valore aggiunto che un team creativo e tecnico può offrire è la risoluzione di problemi con soluzioni innovative e pratiche.

 

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